w sprawie
powołania Zespołu ds. realizacji projektu pn. „Zwiększenie poziomu cyberbezpieczeństwa w kluczowych jednostkach organizacyjnych Miasta Mława” realizowanego w ramach projektu grantowego „Cyberbezpieczny samorząd” współfinansowanego ze środków Funduszy Europejskich na Rozwój Cyfrowy
2021-2027 (FERC), Priorytet II: Zaawansowane usługi cyfrowe,
Działanie 2.2 – Wzmocnienie krajowego systemu cyberbezpieczeństwa.
Na podstawie art. 31 oraz art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2024 r. poz. 609) Burmistrz Miasta Mława zarządza, co następuje:
§ 1
Powołuje się Zespół ds. realizacji projektu grantowego „Cyberbezpieczny samorząd”, zwany dalej Projektem, zgodnie z umową o powierzenie grantu o numerze FERC.02.02-CS.01-001/23/0243/FERC.02.02-CS.01-001/23/2024 z dnia 25.03.2024 r. w składzie:
1)
Janusz Szempliński - Koordynator Projektu
2)
Małgorzata Jakubowska - Specjalista ds. realizacji projektu I
3)
Justyna Wyszkowska - Specjalista ds. realizacji projektu II
4)
Cezary Lewandowski - Konsultant ds. IT
5)
Aneta Malinowska - Specjalista ds. zamówień publicznych
6)
Anna Sobolewska - Specjalista ds. księgowych
§ 2
1.
Zadaniem Zespołu jest skuteczne i terminowe wdrażanie Projektu zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi wytycznymi oraz przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a także umową o powierzenie grantu, dotyczącą realizacji Projektu.
2.
Zespół działa do momentu zakończenia i rozliczenia Projektu.
§3
1.
Do zadań poszczególnych członków Zespołu należy:
1)
Koordynator Projektu – będzie odpowiedzialny za wypełnianie obowiązków Grantobiorcy wynikających z zawartej umowy o powierzenie grantu, tym samym będzie pełnił nadzór za prawidłową realizacją projektu oraz będzie odpowiedzialny za zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne projektem oraz monitorowanie jego realizacji. Do zadań Koordynatora Projektu należy także:
a)
zwoływanie spotkań zespołu oraz koordynowanie i nadzór nad jego pracą,
b)
nadzór nad wdrożeniem projektu w poszczególnych wydziałach Urzędu Miasta i Centrum Usług Społecznych,
c)
budżet Projektu – planowanie i zmiany dochodów i wydatków,
d)
udział w kontrolach i audytach dotyczących Projektu.
2)
Specjalista ds. realizacji projektu I – będzie odpowiedzialny w szczególności za:
a)
opracowanie, wdrażanie procedur obowiązujących w ramach projektu,
b)
opracowanie niezbędnej dokumentacji w ramach projektu, w tym w szczególności związanej z ochroną danych osobowych,
c)
prawidłowe wypełnianie obowiązków w zakresie informacji i promocji projektu,
d)
współpracę z instytucją przyznającą grant i innymi uprawnionymi podmiotami,
e)
monitorowanie postępu rzeczowo-finansowego projektu zgodnie z procedurą monitorowania, w tym wskaźników określonych w umowie o powierzenie grantu oraz zgodności realizacji projektu z umową o powierzenie grantu,
f)
sprawozdawczość w ramach projektu,
g)
udział w odbiorach usług i dostaw realizowanych w ramach Projektu, w tym sporządzanie protokołów zdawczo-odbiorczych,
h)
opisywanie oraz przekazywanie specjaliście ds. księgowych dokumentacji finansowej potwierdzającej poniesienie wydatków,
i)
przygotowanie wniosku rozliczającego Projekt,
j)
udział w ewaluacji Projektu oraz kontrolach i audytach dotyczących Projektu,
k)
archiwizowanie dokumentów związanych z projektem.
3)
Specjalista ds. realizacji projektu II – będzie odpowiedzialny w szczególności za:
a)
udział w opracowaniu ankiet dojrzałości cyberbezpieczeństwa w części dotyczącej danych Centrum Usług Społecznych w Mławie,
b)
współpracę i udział we wdrożeniu usług realizowanych w ramach Projektu w części dotyczącej Centrum Usług Społecznych w Mławie,
c)
odpowiedzialność za utrzymanie efektów projektu przez okres 2 lat od zakończenia projektu oraz utrzymania trwałości projektu w części dotyczącej Centrum Usług Społecznych w Mławie,
d)
udział w kontrolach i audytach dotyczących Projektu w części dotyczącej danych Centrum Usług Społecznych w Mławie,
e)
przekazanie dokumentów związanych z projektem w części dotyczącej Centrum Usług Społecznych do Koordynatora Projektu.
4)
Konsultant ds. IT – będzie odpowiedzialny w szczególności za:
a)
przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia dla poszczególnych elementów zakupowych wykazanych we wniosku o powierzenie grantu,
b)
bieżącą współpracę z wykonawcami usług w ramach Projektu,
c)
udział w odbiorach usług i dostaw realizowanych w ramach Projektu,
d)
przygotowanie dokumentacji wewnętrznej w celu przekazania wydziałom merytorycznym do wprowadzenia zakupionych środków trwałych na stan majątku i ubezpieczenie sprzętu,
e)
współudział w monitorowaniu postępu rzeczowo-finansowego projektu zgodnie z procedurą monitorowania,
f)
opracowanie ankiet dojrzałości cyberbezpieczeństwa dla jednostek biorących udział w Projekcie,
g)
udział w kontrolach i audytach dotyczących Projektu,
h)
archiwizowanie dokumentów związanych z zakupami licencji, abonamentów i gwarancji.
5)
Specjalista ds. zamówień publicznych – będzie odpowiedzialny w szczególności za:
a)
przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami w ramach Projektu w sposób zapewniający jego prawidłową i terminową realizację,
b)
udział w odbiorach usług i dostaw realizowanych w ramach Projektu,
c)
udział w kontrolach i audytach dotyczących Projektu z zakresu zamówień publicznych,
d)
archiwizowanie dokumentów związanych z projektem z zakresu zamówień publicznych.
6)
Specjalista ds. księgowych – będzie odpowiedzialny w szczególności za:
a)
prowadzenie obsługi finansowo-księgowej Projektu zgodnie z umową o powierzenie grantu,
b)
monitorowanie operacji finansowych na rachunku bankowym Projektu,
c)
sprawdzanie faktur pod względem formalno – rachunkowym,
d)
przekazywanie skanu opłaconych faktur wraz z potwierdzeniem dowodu zapłaty osobie rozliczającej projekt,
e)
gospodarkę środkami trwałymi zakupionymi w projekcie,
f)
uczestniczenie w kontrolach i audytach dotyczących Projektu,
g)
archiwizowanie dowodów księgowych dotyczących projektu.
§4
Nadzór nad Zespołem ds. realizacji Projektu pełni Burmistrz Miasta Mława.
§ 5
Wykonanie zarządzenia powierza się Koordynatorowi Projektu.
§ 6
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.