W każdym projekcie międzynarodowych wymian młodzieży etap przygotowań odgrywa bardzo ważną rolę. Polega on nie tylko na przygotowaniu programy wymiany – zarezerwowaniu noclegów, sal, wyżywienia itp.

Na osobach dorosłych tzw. liderach oraz koordynatorach projektu z poszczególnych krajów spoczywa odpowiedzialność za bezpieczeństwo i zdrowie uczestników. Niektórzy z nich podczas wymiany znajdować się będą bowiem ok. 3000 km od swoich domów.

W celu doprecyzowania założeń programu oraz zapewnieniu jak najlepszych warunków nauki i odpoczynku młodzieży podczas sierpniowej wymiany w dniach 10-11 czerwca w Mławie spotkali się przedstawiciele wszystkich organizacji partnerskich biorących udział w projekcie.

Podczas dwudniowego spotkania mieliśmy okazję przedyskutować program wymiany, podzielić się obowiązkami, ustalić zasady obowiązujące podczas wymiany.

Mimo, iż dla naszych organizacji nie jest to pierwszy realizowany wspólnie projekt, tematów do omówienia nigdy nie brakuje – każda wymiana jest inna, w każdej udział biorą inni uczestnicy, każda wymaga innego przygotowania uczestników.

Osoby odpowiedzialne za realizację projektu mogły odwiedzić miejsce zakwaterowania, miejsca, w których młodzież będzie realizowała działania projektu.

Podzieliliśmy między siebie zadania, co musimy przygotować, w jakiej formie zrealizować działania projektu, czego potrzebujemy do osiągnięcia zakładanych celów projektu.

W ankietach ewaluacyjnych goście bardzo wysoko ocenili organizację i merytoryczny zakres wizyty przygotowawczej.